Kominfo Kukar Serahkan Arsip Statis ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
KLIKSAMARINDA – Sebagai salah satu bentuk implementasi Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan peraturan turunannya, Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Kutai Kartanegara (Kominfo Kukar) melaksanakan penyerahan arsip statis.
Penyerahan arsip statis Kominfo Kukar ini diserahkan kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kabupaten Kutai Kartanegara. Kegiatan berlangsung di Kantor Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kukar pada hari Senin, 11 Desember 2023.
Proses serah terima arsip statis ini dilakukan langsung oleh Sekretaris Dinas (Sekdis) Kominfo Kukar Solihin. Dia didampingi oleh Kepala Sub Bagian (Kasubag) Ketatalaksanaan Kominfo Kukar Anggoro Prastowo.
Adapun penerima arsip statis adalah Kepala Dinas DPK Kukar Aji Lina Rodiah. Turut menyaksikan prosesi serah terima tersebut para arsiparis dari Dinas DPK Kukar dan Diskominfo Kukar.
Sekdis Kominfo Kukar Solihin menjelaskan bahwa penyerahan arsip statis ini merupakan bagian dari proses penyusutan arsip. Tujuan utamanya adalah untuk mengurangi jumlah arsip lama yang dihasilkan dari beragam kegiatan di lingkup Kominfo Kukar.
“Harapannya dengan penyusutan arsip ini, penyelenggaraan kearsipan di Kominfo Kukar bisa lebih efektif dan efisien ke depannya,” ujar Solihin.
Ia menambahkan, ada tujuan lain dari penyerahan arsip statis ini, yaitu untuk menjamin keselamatan dan kelestarian arsip yang memiliki nilai guna baik historis maupun akuntabilitas kinerja.
Jumlah arsip statis milik Kominfo Kukar yang diserahkan ke DPK Kukar adalah sebanyak 247 berkas yang terdapat di dalam 70 book atau map.
“Semua arsip yang kami serahkan ini telah diverifikasi dan memenuhi syarat sebagai arsip statis,” tegas Solihin.
Kepala DPK Kukar Aji Lina Rodiah menyampaikan ucapan terima kasih atas penyerahan arsip statis dari Kominfo Kukar. Arsip statis tersebut selanjutnya akan ditata, dirawat, dan dipelihara dengan baik oleh Dinas DPK sebagai Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten Kukar.
“Kami mengapresiasi langkah Kominfo Kukar melakukan penyerahan arsip statis ini. Hal ini sejalan dengan tupoksi kami untuk mengelola arsip inaktif yang memiliki retensi di atas 10 tahun atau bernilai guna kesejarahan,” ujar Aji Lina Rodiah.
Menurut Aji Lina, penyerahan arsip statis dari Kominfo turut membantu Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) agar arsipnya tersimpan rapi dan terupdate sesuai aturan yang berlaku.
Sebab jika arsip lama terus menumpuk di setiap SKPD tanpa ada penyerahan, itu hanya akan menyita ruang penyimpanan di SKPD yang bersangkutan.
Melalui proses penyerahan arsip secara berkala, arsip di SKPD bisa selalu uptodate dan SKPD mendapat ruang penyimpanan dokumen yang lebih lapang karena bebas dari tumpukan arsip lama.
“Namun perlu digarisbawahi bahwa penyerahan arsip statis bukan berarti ‘membuang sampah’ dokumen sembarangan. Tetap ada persyaratan yang harus dipenuhi terkait arsip yang layak diserahkan dari setiap SKPD kepada kami,” tegas Aji Lina.
Dengan tata kelola arsip OPD yang optimal, kualitas pelayanan publik kedepannya juga dapat lebih meningkat karena dukungan arsip yang andal. Tentu hal ini menjadi harapan bersama Pemerintah Kabupaten Kutai Kartanegara yang juga tengah gencar melakukan reformasi birokrasi. (*)
